初めまして。私は、鈴木国際統括官秘書の山田と申します

Hello,

It’s first time to email you.

This is Yamada who is executive assistant of international director-General, Suzuki.

Now he has been long overseas business trip, and will get back to Japan on this Thursday. He will call you just after he gets back to Japan.

Best Regards,
Yamada.

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初めまして。私は、鈴木国際統括官秘書の山田と申します。今、鈴木が長い海外出張に出ているところです。今週、木曜日の夜に日本に戻る予定です。彼が日本に戻りましたら、あなた様にご連絡しますとの事です。何卒、よろしくお願い致します。
【解説】

いわゆるスケジュール調整のメールです。ご参考まで。